Arbeitszeitnachweis: Was drinstehen muss. Und wie er sich selbst schreibt.

Was ist ein Arbeitszeitnachweis?

Der Arbeitszeitnachweis, auch Stundenzettel, Stundennachweis oder Zeitnachweis genannt, ist die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit einer beschäftigten Person. Er ist die Grundlage für den Lohn, für die Überstunden und für jede Prüfung: Der Zoll kontrolliert damit den Mindestlohn, die Rentenversicherung prüft damit die Lohnunterlagen, das Gewerbeaufsichtsamt die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes.

Ob auf Papier, in Excel oder in einer App: Die Form ist frei. Entscheidend ist, dass die Zeiten vollständig, zeitnah und nachvollziehbar dastehen. Das gilt in ganz Deutschland, denn Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz sind Bundesrecht.

So füllen Sie den Arbeitszeitnachweis richtig aus

Je Tag eine Zeile, am besten am selben Tag eingetragen; wo § 17 MiLoG gilt, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tags danach. Ein Beispiel:

Arbeitszeit berechnen: Ende minus Beginn minus Pause. Geht die Schicht über Mitternacht, zählen die Stunden bis 24 Uhr und ab 0 Uhr zusammen. Für das Lohnbüro rechnen Sie Minuten in Dezimalstunden um: 45 Minuten sind 0,75 Stunden.

Urlaub eintragen: Ein Urlaubstag bekommt keine Zeiten, sondern die Bemerkung „Urlaub“. Für ihn gibt es kein Soll, er senkt also nicht das Überstundenkonto. Dasselbe gilt für Krankheit und Feiertage.

Wie lange muss ich Arbeitszeitnachweise aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre. So verlangen es § 17 Absatz 1 MiLoG für die aufzeichnungspflichtigen Beschäftigten und § 16 Absatz 2 ArbZG für die Arbeitszeit über acht Stunden. Dienen die Nachweise als Beleg der Lohnabrechnung, bewahren viele Betriebe sie mit den Lohnunterlagen länger auf.

Personalplaner24 hält jede Zeit 24 volle Monate und löscht danach automatisch, so wie das Gesetz es vorsieht. Exportieren können Sie jederzeit, als PDF und CSV.