Gilt die Pflicht auch für Kleinbetriebe?
Ja, ab der ersten beschäftigten Person. Der Gesetzentwurf will Betrieben bis zehn Beschäftigte nur die elektronische Form ersparen, nicht die Erfassung.
Rechtsstand November 2026
Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Für jeden Betrieb.
Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022, für jeden Arbeitgeber, ab der ersten beschäftigten Person. Was das heißt, für wen es Ausnahmen gibt und wie Sie es in zwei Minuten erledigen.
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Kurz gesagt: Ja, jeder Arbeitgeber in Deutschland muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen. Das folgt aus § 3 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz, so das Bundesarbeitsgericht (13.09.2022, 1 ABR 22/21). Eine Mindestgröße gibt es nicht, eine bestimmte Form auch nicht.
Was gilt seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts?
Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der Arbeitszeit einrichten müssen (14.05.2019, C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13.09.2022 eine Pflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland abgeleitet, gestützt auf § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz. Sie gilt seitdem, ohne neues Gesetz und ohne Übergangsfrist.
Ab wann und ab wie vielen Mitarbeitern?
Ab dem ersten. Die Pflicht kennt keine Schwelle: Der Friseursalon mit zwei Angestellten ist genauso gemeint wie der Konzern. Für Kleinbetriebe gibt es heute keine Ausnahme von der Erfassung, nur bei der Form.
Muss die Zeiterfassung digital sein?
Heute nicht. Papier, Excel oder App sind erlaubt, solange die Erfassung verlässlich ist. Ein neues Arbeitszeitgesetz ist in Arbeit: Der Entwurf des Arbeitsministeriums sieht die elektronische Erfassung am selben Tag vor, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße, und Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen weiter auf Papier erfassen dürfen. Beschlossen ist er nicht (Stand November 2026).
Wer heute elektronisch erfasst, ist auf der sicheren Seite, egal wie das Gesetz am Ende aussieht.
Ausnahmen und Sonderfälle
- Leitende Angestellte fallen nicht unter das Arbeitszeitgesetz (§ 18 ArbZG) und damit nicht unter diese Pflicht.
- Geschäftsführer einer GmbH sind in der Regel keine Arbeitnehmer; für sie gilt die Erfassung nicht.
- Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt. Der Betrieb verzichtet auf die Kontrolle, nicht auf die Aufzeichnung.
- Home-Office und Außendienst zählen mit. Die Zeit wird dort erfasst, wo gearbeitet wird.
- Gehaltsempfänger sind nicht ausgenommen: Auch ein festes Gehalt ändert nichts an der Pflicht zur Erfassung.
Wer muss erfassen, Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er darf die Erfassung aber an die Beschäftigten übertragen, etwa indem jede Person selbst stempelt, und muss dann prüfen, ob das funktioniert. Genau so arbeitet Personalplaner24: Ihr Team stempelt, Sie sehen offene Tage sofort und korrigieren mit Verlauf.
Was droht ohne Zeiterfassung?
Nach dem Arbeitsschutzgesetz kann die Arbeitsschutzaufsicht die Erfassung anordnen; wer die Anordnung missachtet, riskiert ein Bußgeld bis 30.000 €. Wo zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz gilt, also bei Minijobs und in Branchen wie Bau und Gastronomie, ist schon die fehlende Aufzeichnung eine Ordnungswidrigkeit, ebenfalls bis 30.000 €. Teurer ist oft der Streit um Überstunden ohne Nachweis.
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Gut zu wissen
Häufige Fragen
Gilt die Zeiterfassungspflicht 2026 schon?
Ja, seit dem 13.09.2022. Ein neues Gesetz würde die Form regeln, die Pflicht selbst besteht bereits.
Reicht eine Excel-Tabelle?
Heute ja, wenn sie verlässlich geführt wird. Unsere kostenlose Excel-Vorlage hilft dabei.
Müssen auch Arbeitnehmer etwas tun?
Sie erfassen, wenn der Arbeitgeber es ihnen überträgt, etwa durch Stempeln am Handy. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
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